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利来国际吧,索菲原创:商务英语邮件的15个细节

2020-01-11 12:55:20   【浏览】2706

摘要: 大家好久不见,接下来想和大家分享关于商务英语写作,我的一些心得和技巧。先来和大家捋一捋写邮件的时候,关于格式上15点要注意的细节:1、密送/群fa独显的功能请熟练操作尤其是群fa独显,前阵子收到一个供应商的新产品推广邮件。

利来国际吧,索菲原创:商务英语邮件的15个细节

利来国际吧,大家好久不见,接下来想和大家分享关于商务英语写作,我的一些心得和技巧。

先来和大家捋一捋写邮件的时候,关于格式上15点要注意的细节:

1、密送/群fa独显的功能请熟练操作

尤其是群fa独显,前阵子收到一个供应商的新产品推广邮件。因为她的邮件,我收获了4800个潜在客户邮箱。

因为她忘记设置群fa独显了,导致到大批量的客户信息曝光。原先我以为她是使用edm系统群fa邮件,软件出了纰漏。后来得知是她自己疏忽,忘记设置群fa独显。

图片:pic 1.png

这是很严重的低级错误,真的只能自求多福了。

2、空格和标点符号要规范

首字母大写,英文要用半角。这个很基础的知识点,并不是每个人都能达标。半角,即把切换到英文输入法时敲出的标点),而不是用中文输入法时输入的全角标点符号。

所以会看到很多邮件还是会出现中文的标点符号和不该存在的空格,比如:

图片:pic 4.png

可能你会不以为然,这些不碍事。作为多年熟练英文写作的我来说,看到这些是相当碍眼的,那何况是地地道道说外语的老外呢? 所以这样的毛病一定要改。

打英文标点符号的时候一定要记得切换半角。示意图如下:

图片:pic 2.png

3、慎用全部大写

欧美文化里,大写意指大喊,在投诉邮件里常见。无端端使用过大写,是对对方很不尊重,很不礼貌的行为。

但是在以下两种情况可以考虑部分单词大写:

a) 起强调作用,比如please treat it as urgent. 强调事件紧急。

b) 醒目,让客户注意得到,比如this model is with one year's warranty. 这个型号1年保质期,突出保质期为1年。

4、字体及字体大小

常见的商务邮件字体包括georgia, calibri, arial 还有corbel. 字号10-12为佳。

当注意到客户习惯性用与你不一致的字体,可以在你复邮的时候,跟循他/她的字体,照顾对方的习惯,也不失为一种细心和体贴。

5、字体加粗的用法

先从以下2个句子来解析:

图片:pic-4.png

为了确保货物能在你要求的日期内送达,请尽快安排款项。

加粗,既能突出重点,又能让客户一眼瞧到。那怎样才是加粗的正确姿势呢?

当利于客户的方面,再考虑加粗。前半句,为了让客户能在他限定的日期内收到货物,这是利于客户的;后半句,让客户尽快付款,是利于供方的。

6、邮件主题要随着内容更换

比方话题inquiry for school bag 是客人发给你的,那么你回邮件 re:

(是回复邮件自动生成的格式)后面可以加re: school bag offer-20170314 书包报价,这样就有一个互动形式了,客人询价,你回复报价。

紧接着:客人回复:re: re: (第二遍回复了,故两个re:) school bag offer-20170314,他要确认订单了,让你开合同。

那么你可以回复,去掉一个re. 省得邮件主题等会reeeee个不停,re: sale note for school bag +合同号,以此类推,等到比如货做好了,那么改为re: goods are ready for shipment.

这样当客人看到主题,都可以捕捉到邮件的梗概,有些大忙人客户时间很有限,忙的和陀螺一样,这样是在帮他们提高工作效率。他也会觉得你很用心,一直在更新进展。

7、邮件的内容应有适当的提醒,让客户晓得你在等他回邮

举个例子,可以以这样的内容表达:

本部分内容设定了隐藏,需要回复后才能看到

一收到你对样板的确认,我会马上安排大货。意在:你不确认,我就没能进展大货生产。

please let me know about your thoughts. i'll follow up as you suggest. 而这句则意在:以你的意见为准。

8、应提醒对方邮件里含有附件,且附件的文件名字,请一定要另命名

切换不要出现qq截图48585fgr2frg, 或者jpg.008之类的图片名。

同时,多附件的时候,请在邮件里跟客户沟通清楚,比如你的附件为装箱单,发票,产地证明,邮件应为:

i am attaching herewith the following documents for your confirmation:

1) packing list

2) commercial invoice

3) certificate of origin

图片命名:

收件者才能省心,清心。

9、内容传递负面消息的时候,尽量使用长句

调查数据表明,稍微长的句子,可以缓解坏消息对人情绪方面的影响。

举个例子:

1)the shipment will be delayed for a week.

2) sorry to inform you that the shipment has to be delayed for a week. i will keep you updated about the status.

长句可适用于货期延误,涨价中。

10、长邮件应该控制好段落

千万不要密密麻麻凑一堆。

今时今日,大家已经没有太大的耐心花在阅读长篇大论的文章里,更要把握好读者体验。

以项目符号分点,或将段落长度控制在5-6行左右,会更让人有阅读欲望。

11、及时回复,无论你不能此刻详细回应

i will revert as soon as i reach my office.

一到公司,会马上回复。

currently i'm at the fair. will get back to you by tomorrow.

现在我在展会上,明天之前回复到你。

总而言之,漠视对方的邮件是不明智的。如果客户在邮件里有具体明确的要求,即便无法当即完成,也应该大致告知可以完成/提供的时间,或者你们当前需要做的努力。

12、不要花样秀语法

要记得打动的是真诚/易懂的内容,而非太花俏的语法。不同国家的客户,回邮风格要随之更换。

千万别对着母语非英语的客户,尤其中东/南美客户,说复杂的长句。能一句话说明的,别绕来绕去,用高级句型。

适当的时候,可以切换成他们的语言来沟通,你会发现,原本以为很沉默寡言被动的客户,看到自己的语言,变得积极主动起来。

13、邮件长短,适客户风格而定

很多人还在纠结到底是要用dear还是hi, 邮件到底是长而详尽,还是精短扼要。

其实正常情况下,配合客户的邮件风格是最好的。倘若客户很热情,喜欢和你在邮件开头寒暄打招呼,邮件内容也会很细致答复你,那你的邮件风格可以与他一致,让他觉得你也很热情。而非,对方花了很多时间写邮件给你,你回复ok, will do. 这多败兴。

但是当客户是惜字如金,且直奔主题,那么你也收起那些你今天过得好吗?你最近过得怎么样的客套话,直截简明去回复他要的内容。

14、重要邮件,考虑对方时差

比如大项目的方案,报价或者合同之类的邮件,应该考虑对方时差,在对方上班时间发送出去,这样一来确保在正确的时间能够让他及时看到邮件,也能让对方及早回应你。

15、针对邮件场景,附上相应的结束语

期待对方回邮:(如下表达供你参考)

本部分内容设定了隐藏,需要回复后才能看到

提醒对方如需帮助,请告知:(如下表达供你参考)

本部分内容设定了隐藏,需要回复后才能看到

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